ステージの上で司会をする男女とそれを見ている数名

貸会議を利用する人が増えている!

近頃は、貸会議室を利用する人が多くなりました。貸会議室は誰でも会議室をレンタルする事が出来、使用目的に関しても柔軟に対応が可能である為、様々な人が利用しています。

『会議室』と聞くと、かしこまった会議等にしか利用出来ないのではないか!?と思っている方もいるかも知れません。しかし、最近は習い事の場として、パーティー会場として等、使用する用途もかなり幅が出てきており、会議室を活用するシーンを選びません。なので、近頃は、世の中の沢山の人が様々な用途で貸会議室を利用するようになりなっていきています。

その他にも、最近の会社の傾向として、会社の面積を必要最低限の広さにして、無駄な空間を削減してコスト削減する所が多くなっています。その為、会社に会議室を持たない所も最近は増え、外部で会議を行う機会が増えてきています。それによって、会社の方が外部で貸会議室をレンタルする事が多くなった事も増加の要因です。

これらの理由から、現在の貸会議室の利用者は年々増加傾向を辿っています。利便性がメリットである貸会議室の利用は今後も高まる事が予想されています。

4人掛けのテーブルとイス

貸会議室の探し方を教えます!

貸会議室業者が運営しているHPや、貸し会議室に関する情報をまとめたサイト等、インターネット検索でHPやまとめサイトを見て、自分の要望にマッチする会議室を見つける事が可能です。
貸会議室を最終決定する為には、一度会議室の現地を見に行く必要がありますが。しかし、大まかな会議室の見当を付ける為のツールとして、インターネット利用は簡単で便利です。

webサイトの良さ
  • 色々な場所にある貸会議室の詳細を一度に沢山調べる事が可能
  • インターネットから会議室の予約が可能
  • 自分の空いている時間に検索して調べる事が可能

インターネットで検索すれば、効率良く貸会議室の情報を得る事が出来るので、会議に向けて円滑に準備を進めて行く事が出来ます。

貸会議室業者のHP
収容人数、利用可能な設備、アクセス方法など会議室についての詳細情報が掲載されています。
貸会議室のまとめサイト
それぞれの会議室の特徴など、貸会議室業者を比較検討しながらピッタリな会議室を選択する事が出来ます。
中規模な会議室

貸会議室の料金ってどうなっているの?

実際に貸会議室をレンタルする事になったとしても、「一体、貸会議室の料金ってどうなっているの?」と掛かる費用については気になる所です。自分達の予算内で収まるのか等、レンタルする時はお財布と相談する事も大事です。では、貸会議室の料金設定はどうなっているのでしょうか。ここでは、貸会議室の料金設定についてお伝えします。

貸会議室の料金設定

貸会議室は、それぞれ業者によってレンタル内容や料金が違ってきます。
貸会議室の料金基準として・・・

  • 会議室の広さ
  • 収容可能人数
  • 立地
  • 利用出来る設備 等

このように、色々な基準に応じて料金設定がなされています。面積が広く収容可能人数が多い会議室になる程、レンタル料金は高くなります。また、街の中心地に位置しアクセスが良い場所にある会議室は少し金額が高くなります。

黒人女性の写真が飾られた部屋

貸会議室の相場価格を知りたい!

貸会議室の相場って一体いくら位か知りたいですよね。相場が分かっていると、自分が検討している貸会議室業者の金額を比較する目安にもなります。ここでは、都会の主要都市の駅近にある会議室について、広さに応じた料金相場をお伝えします。レンタルする際の参考にしてみて下さいね。

<料金相場>
(例1)およそ50名が収容可能な貸会議室
・1時間当たり約2万円程が目安となっています。
(例2)街の中心地でおよそ200名が収容可能な貸会議室
・1時間当たり約6万円位~で利用する事が可能です。

このように貸会議室は、同じ広さの貸会議室で合っても、会議室がある場所や設備内容によってレンタル料金に幅が出てくる事を覚えておきましょう。なので、自分で貸会議室の相場を調べる際のポイントとして、同エリアで同じ広さの会議室を比較する事が大切です。

<リサーチポイントまとめ!>
  1. 1.会議室の立地をなるべく狭い範囲に絞る
  2. 2.設備の詳細も同じような条件の貸会議室で比較する

これらのポイントを押える事で、より具体的にレンタル料金の相場を知る事が出来、比較もしやすくなります。料金だけに注目するのではなく、自分の会議室に対する条件を考慮して比較する事が大事になります。

窓の大きな会議室

貸会議室を借りて施設利用したい!

貸会議室はインターネットからでも簡単に予約申し込みをする事が出来、大変申し込み方法も簡単です。誰でもお手軽に申し込み予約出来ますが、実際に貸会議室をレンタルする際の申し込み~当日までの流れはどうなっているのでしょうか。ここでは、その具体的な流れをお伝えします。

  1. 1.会議室の空き状況の確認

    まずは、会議室の空き状況を確認しましょう。以下のいずれかの方法で確認する事が出来るので、空いている時間に確認するようにしましょう。

    • 電話で問い合せ
    • メールで問い合せ
    • FAXで問い合せ
    • 貸会議室業者のHPで自分で予約状況をチェック
  2. 2.仮予約

    会議室の空き状況を確認後、部屋をキープして押えておく事が出来ます。それが「仮予約」になります。仮予約をする際は、業者に直接電話するかFAXで仮予約の旨を伝えます。大体仮予約をする際は、仮予約期間が定められているので業者に確認しましょう。期限が過ぎると仮予約は無効になるので、気を付けて下さい。

  3. 3.正式予約確定

    業者に申込書を送ると正式に予約が確定します。メールやFAX、郵送など様々な方法で送る事が出来ます。申込書を送った後は、基本的にキャンセル料金が発生してきます。

  4. 4.カンファレンスコーディネーターと打ち合わせ

    予約確定後は、貸会議室業者に所属するカンファレンスコーディネーターと、当日の準備に必要な具体的な打ち合わせを行います。色々相談に乗ってくれるので、的確なアドバイスをもらう事が出来たり、不明な点等は質問する事が出来ます。

  5. 5.レンタル当日

    カンファレンスコーディネーターが会議が終了するまで現場に常駐してくれます。なので、なにか問題が起こっても問題解決のサポートしてくれます。会場の準備・後片付けも行ってくれるので、利用者も会議に集中する事が出来ます。

陽の入ったオフィス

まとめ

貸会議室はレンタル方法がとても簡単で、業者が万全の準備をサポートしてくれるので、安心して会議や催事を開催する事が出来ます。利用目的に合わせた部屋のバリエーションもあるので、催しのスペースを探している方は、是非、貸会議室を利用してみて下さいね。